Jaroslava Gitner -3 Minuten-02.07.2026

Vom Freitext zur strukturierten Datei: Wie die E-Mail KI Zählerstandsmeldungen versteht

KundInnen schreiben ihre Zählerstandsmeldungen nicht nach einem festen Muster. Manche formulieren einen vollständigen Satz wie „Gerne übermittle ich Ihnen meinen aktuellen Zählerstand.“, andere schicken lediglich eine Zahl. Manche übermitteln mehrere Zählerstände in einer E-Mail, während andere einfach ein Foto ihres Zählers anhängen.

Für Menschen ist das kein Problem. Für ein System hingegen schon. Systeme benötigen strukturierte Daten, E-Mails liefern jedoch meist unstrukturierte Informationen. Genau diese Herausforderung löst unsere E-Mail KI. Sie versteht Freitext und wandelt ihn automatisch in strukturierte Datensätze um, die direkt weiterverarbeitet werden können.

Warum E-Mails für Stadtwerke aufwendig sind

E-Mail gehört nach wie vor zu den wichtigsten Kanälen für die Übermittlung von Zählerständen. Jede Nachricht muss gelesen, verstanden und verarbeitet werden. In vielen Stadtwerken bedeutet das bis heute, dass Mitarbeitende den Zählerstand und die Zählernummer aus der E-Mail heraussuchen und anschließend manuell in das entsprechende System übertragen.

Dieser Ablauf wiederholt sich täglich dutzende oder sogar hunderte Male. Je mehr Meldungen eingehen, desto größer wird der Aufwand. Gleichzeitig steigt das Risiko für Übertragungsfehler, Rückfragen und Verzögerungen. Das eigentliche Problem ist deshalb nicht die einzelne E-Mail, sondern die Summe aller eingehenden Nachrichten.

Wie die E-Mail KI arbeitet

Unsere E-Mail KI übernimmt diesen Prozess vollständig automatisiert. Sie ruft eingehende Nachrichten direkt aus dem Postfach ab, analysiert deren Inhalt und erkennt die relevanten Informationen automatisch.

Das Herzstück bildet ein lokales Sprachmodell, das den Inhalt einer E-Mail semantisch versteht. Es erkennt nicht nur einzelne Schlüsselwörter, sondern ordnet Informationen im richtigen Zusammenhang ein. Dadurch kann die KI zuverlässig zwischen Zählerstand, Zählernummer, Ablesedatum oder Sparte unterscheiden und diese Informationen korrekt zuordnen.

Automatisch erkannt werden unter anderem Zählerstand, Zählernummer, Sparte, Ablesedatum sowie OBIS-Kennzahlen. Anschließend werden diese Informationen in strukturierte Datensätze überführt und direkt an die nachgelagerten Systeme übergeben. Manuelle Übertragungen, Medienbrüche und zusätzlicher Bearbeitungsaufwand entfallen.

Auch komplexe Fälle werden automatisch verarbeitet

Die Vorteile zeigen sich besonders bei E-Mails, die mehr enthalten als einen einzelnen Zählerstand. Übermittelt ein Kunde beispielsweise Strom- und Gaszähler gemeinsam in einer Nachricht, erkennt die E-Mail KI automatisch, welche Werte zu welchem Zähler gehören. Daraus entstehen mehrere getrennte Datensätze, die anschließend korrekt verarbeitet werden können.

Dasselbe gilt für HT- und NT-Werte. Auch diese werden automatisch erkannt und den jeweiligen Tarifen zugeordnet. Selbst komplexere E-Mails lassen sich dadurch ohne manuellen Eingriff zuverlässig verarbeiten.

Text oder Foto? Die Plattform entscheidet selbst

Nicht jede Kundin oder jeder Kunde schreibt die Werte in den Text einer E-Mail. Viele senden stattdessen einfach ein Foto ihres Zählers. Auch das erkennt unsere Plattform automatisch. Enthält eine Nachricht einen Bildanhang, wird dieser direkt an unsere Zählerstand KI weitergeleitet. Beide Systeme arbeiten nahtlos zusammen und verarbeiten die eingehenden Informationen automatisch.

Für KundInnen macht das keinen Unterschied. Ob Freitext, Foto oder eine Kombination aus beidem – die passende Verarbeitung erfolgt automatisch im Hintergrund.

Was passiert bei unklaren Angaben?

Automatisierung bedeutet nicht, dass Unsicherheiten ignoriert werden. Kann ein Wert nicht eindeutig erkannt werden, markiert die E-Mail KI den betreffenden Datensatz automatisch zur manuellen Prüfung.

Der entscheidende Unterschied besteht darin, dass nicht der gesamte Posteingang kontrolliert werden muss. Mitarbeitende beschäftigen sich ausschließlich mit den wenigen Ausnahmen, während alle eindeutig erkannten Meldungen automatisch verarbeitet werden. Dadurch bleibt der Prozess schnell, transparent und jederzeit nachvollziehbar.

Fazit

KundInnen schreiben Zählerstandsmeldungen nicht standardisiert. Genau deshalb stoßen klassische Prozesse schnell an ihre Grenzen. Unsere E-Mail KI macht aus unstrukturierten E-Mails automatisch strukturierte Datensätze und übergibt diese direkt an die nachgelagerten Systeme.

Das reduziert manuellen Aufwand, vermeidet Medienbrüche und sorgt dafür, dass auch große Mengen an Zählerstandsmeldungen zuverlässig verarbeitet werden können. Als Teil unserer modularen Zählerstand KI-Plattform arbeitet die E-Mail KI nahtlos mit WhatsApp, dem Web-Portal, der App, Ablesekarten oder APIs zusammen und schafft einen durchgängigen Prozess über alle Eingangskanäle hinweg.

Jaroslava Gitner

Sales Analyst

Bereits während meines Studiums habe ich mich für datengetriebene Kommunikation und neue Technologien begeistert. Bei Springboard habe ich die Möglichkeit gefunden, diese Leidenschaft mit einem klaren Ziel zu verbinden: Innovation in der Energiebranche erlebbar zu machen. Als Sales Analystin arbeite ich an der Schnittstelle zwischen Vertrieb, Marketing und Produkt – und mache komplexe Inhalte greifbar. Ob in unseren SpringNews oder im direkten Kundenkontakt: Ich glaube an verständliche Kommunikation und daran, dass gute Lösungen auch erklärt werden wollen.